Politique de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels
1. En bref
COMMENT : Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous.
QUOI : Nous recueillons des renseignements permettant de vous identifier, des informations sur vos interactions avec nos services et des données nécessaires à la prestation de nos services municipaux.
POURQUOI : Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications.
QUI D'AUTRE : Des fournisseurs qui nous assistent dans le traitement des paiements ou la communication avec vous peuvent avoir accès à certains renseignements.
OÙ : Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec.
VOS DROITS : Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT : Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.
2. Qu'entend-on par "renseignement personnel"?
Un "renseignement personnel" est une information qui, seule ou combinée à d'autres, permet de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
3. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
- Naviguez sur notre site Web ou utilisez nos applications mobiles.
- Remplissez des formulaires en ligne pour des services municipaux (par exemple, demandes de permis, inscriptions à des activités).
- Communiquez avec nous par téléphone, courriel ou en personne.
4. Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les informations suivantes :
- Renseignements sur votre identité
- Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel : Pour traiter vos demandes de services, vous contacter au besoin et vous identifier dans nos systèmes.
- Renseignements d'utilisation
- Adresse IP, type de navigateur, pages consultées : Pour améliorer votre expérience utilisateur sur notre site Web et nos applications, et pour des fins statistiques.
- Documents liés aux services municipaux en ligne
- Demandes de permis, inscriptions à des activités, paiements en ligne : Pour traiter vos transactions et assurer le suivi de vos dossiers.
De manière générale…
- Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour :
- Respecter nos obligations légales.
- Prévenir les cybermenaces et les fraudes.
- Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes.
- Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres.
- Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
5. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour qu'ils s'engagent à respecter cette politique.
Catégorie de tiers
Gestion de la relation avec le citoyen : Fournisseurs de services à la clientèle qui nous assistent dans la communication avec les citoyens.
Services de paiement : Fournisseurs qui traitent les transactions financières pour nos services en ligne.
6. Où vos renseignements sont-ils hébergés?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, notamment si nous engageons des fournisseurs de services tiers situés ailleurs.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.
7. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements en nous contactant.
8. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives, techniques et technologiques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? » ci-dessous.
9. Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas?
Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.
10. Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. Politique de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels 6
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse greffe.vd@ville.valdor.qc.ca (voir la section « Comment nous contacter » pour d’autres options). Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez les liens suivants :
- https://www.cai.gouv.qc.ca/
- https://www.quebec.ca/gouvernement/ministeres-organismes/institutionsdemocratique-acces-information-laicite
11. Comment nous contacter?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : greffe.vd@ville.valdor.qc.ca
- Par la poste ou en personne: 855, 2e Avenue, Val-d’Or, Québec, J9P 1W8
- Téléphone : 819 824-9613 poste 2227
- Télécopieur : 819 825-6650
Responsable de l'accès à l'information : Me Katy Veilleux, greffière
Substitut à la responsable : Me Annie Lafond, notaire
Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.
12. Allons-nous mettre à jour cette politique?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.